Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Juridique - Tourisme - CITY RUN 2026 - Règlement - Pour approbation
Description
Approbation du règlement à destination des participants de la CITY RUN (Jogging touristique et caritatif)
Délibération
Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Considérant la CITY RUN (jogging touristique urbain se déroulant dans les rues ainsi que dans certains bâtiments de Louvain-la-Neuve) organisé par la Ville depuis 2021,
Considérant que ce cadre permet aux participants de traverser les rues de Louvain-la-Neuve et de découvrir des bâtiments et lieux insolites, dont certains verront pour la première fois des coureurs les emprunter,
Considérant la volonté de la Ville de co-organiser l'évènement avec le MARTIN'S AGORA RESORT, représenté par la SA AGORA HOSPITALITY, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le n° 0629.898.895, dont le siège se trouve à1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue de l’Hocaille 5/001 et l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (CSLI), inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50a,
Considérant également la volonté des co-organisateurs que le jogging touristique soit également de nature caritative,
Considérant la décision du Collège communal le 15 avril 2026 marquant un accord la co-organisation de la 6ème édition de la City-Run le 11 décembre 2026, en collaboration entre les services Sport et Tourisme, en partenariat avec l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTEGRE (CSLI), inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Céroux-Mousty, rue des Coquerées 50a, ainsi qu’en collaboration avec l’AGORA HOSPITALITY SA, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0629.898.895 et dont le siège social se situe à 1348 Louvain-la-Neuve, rue de l'Hocaille 5 boite 001, l’intervention de la Ville consistant à :
- la mise à disposition gratuite du domaine public,
- la réalisation des démarches pour obtenir les autorisations nécessaires pour la traversée des bâtiments et l'installation de panneaux promotionnels en voirie,
- l’installation d’une arche de départ avec chronométrage individuel et affichage d’une horloge indiquant le temps écoulé depuis le départ,
- l’accueil des participants et l’aide à la gestion des inscriptions le jour de l'événement s'il y a lieu,
- la création graphique, l'impression d'affiches, de bâches et la promotion de l’événement,
- l’engagement de secouristes,
- la fourniture de bougies et éventuellement de petit matériel pour les signaleurs,
- la fourniture de médailles et cadeaux offerts aux trois premiers jeunes coureurs pour les 5 km,
- le nettoyage des auditoires UCLOUVAIN et autres bâtiments traversés,
- la licence SABAM,
- l’utilisation du logo de la Ville dans la communication,
- le placement de barrières nadar, de tonnelles, d'éclairages de sécurité et de rubalise, sous réserve d'acceptation du service travaux,
- la préparation de l'évènement dont le temps de travail est estimé pour les chargées de projets Sport et Tourisme à une dizaine de jours, répartis sur une période de quatre à cinq mois, à quoi s'ajoutent six heures chacune, le jour de l'évènement.
Considérant qu'aucune rétribution, même partielle, ne parviendra à la Ville; que d'ailleurs, l'évènement présente un caractère caritatif, puisque l’intégralité des frais de participation qui seront payés par les participants à Chronolap, la société de chronométrage inscrite à la banque carrefour des entreprises sous le numéro 165.565.90 dont le siège social est situé à 17 Markland Road Dover England CT17 9LY, seront reversés à une association locale d’utilité publique à vocation sociale, agissant sur le territoire de la Ville, à savoir la Fondation La Vie-Là, qui vient en aide aux personnes traitées pour un cancer pendant le traitement et l'année qui suit en leur offrant une prise en charge globale et un lieu pour se ressourcer et échanger avec d'autres personnes confrontées aux mêmes épreuves,
Considérant qu'il y a lieu de couler les différentes conditions et modalités de la course dans un règlement destiné aux participants,
Considérant le projet de règlement ci-annexé,
Considérant l'accord des parties sur ledit projet de règlement,
Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver un tel règlement,
Sur proposition du Collège communal,
DECIDE
- D'approuver le règlement relatif à la CITY RUN Louvain-la-Neuve - édition 2026 co-organisé avec le MARTIN'S AGORA RESORT, représenté par la SA AGORA HOSPITALITY, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le n° 0629.898.895, dont le siège se trouve à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue de l’Hocaille 5/001 et l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50a et ce, en vue de co-organiser le CITY RUN Louvain-la-Neuve - édition 2026, rédigé comme suit :
" Règlement relatif à l'organisation du jogging touristique et caritatif City Run de Louvain-la-Neuve – Edition 2026
Article 1 : Objet
La City Run de Louvain-la-Neuve est une course à pied organisée le vendredi 11 décembre 2026 sur le site de Louvain-la-Neuve et ce, dans le but d’en faire découvrir des endroits insolites ou remarquables.
Le jogging à vocation touristique et caritative se déroule à travers les rues et traverse certains bâtiments de la ville nouvelle.
La course se veut avant tout familiale et touristique. Cependant, un chronométrage est mis à disposition pour les participants désireux de connaître leur temps. Une récompense attend les trois premiers hommes et les trois premières femmes de chaque catégorie (5 km et 10 km), ainsi que les enfants arrivés en tête du classement pour les 5km.
Cette édition est co-organisée par la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, le Martin’s Agora Resort (le Martin's) et le Centre Sportif Local Intégré (CSLI), ci-après dénommés l’Organisation ou les Organisateurs.
Article 2 : Parcours
La course démarre devant l’hôtel Martin’s Agora Resort, cours Michel Woitrin à 1348 Louvain-la-Neuve et se termine sur la place Raymond Lemaire, devant l’entrée de l’hôtel.
Il s’agit d’une boucle d’environ 5 km que les coureurs peuvent effectuer une ou deux fois.
Le détail du parcours sera disponible sur place, à l’accueil, le jour de l’événement. Il est également disponible auprès de la Ville et sur demande par courrier électronique à l’adresse [email protected].
Article 3 : Horaire
La City Run se déroule le vendredi 11 décembre 2026.
L’accueil de la course s'effectue à partir de 18h00. Si les inscriptions le justifient, le départ est morcelé toutes les 10 minutes, le premier départ étant fixé à 19h00, après l’échauffement en musique prévu à 18h45, et le dernier à 20h00.
Article 4 : Conditions de participation
La course est ouverte à tous. Les participants de moins de 12 ans devront être accompagnés d’au moins une personne majeure.
Chaque participant doit disposer d’une assurance en responsabilité civile et accident et est responsable de ses actes.
Article 5 : Modalités d’inscription et tarifs
Les inscriptions en prévente se font via le site internet de Chronolap, la société de chronométrage inscrite à la banque carrefour des entreprises sous le numéro 165.565.90 dont le siège social est situé à 17 Markland Road Dover England CT17 9LY, accessible via un QR code ou le lien repris sur les sites Internet des Organisateurs ainsi que leur page Facebook.
Les préventes en ligne seront clôturées le jeudi 10 décembre à midi.
Une jauge maximale de participants pourra être établi par les partenaires en fonction des contraintes techniques des bâtiments traversés, de l'état du terrain et des avis remis par la Police pour la sécurité.
Un e-mail de confirmation est envoyé par le système de réservation au moment de l’inscription et du paiement en ligne (par Bancontact ou Visa).
Si la jauge maximale n'est pas atteinte, il sera également possible de s’inscrire sur place.
Le prix d’inscription est de 5,00 euros en prévente ou de 8,00 euros sur place par personne de plus de 13 ans et gratuit pour les moins de 13 ans. Les frais de participation de l’évènement seront intégralement reversés à une association locale d’utilité publique à vocation sociale, agissant sur le territoire de la Ville.
Article 6 : Annulation et transfert de réservation
Aucun remboursement ne sera effectué en cas d’annulation de la part du participant.
En cas de désistement, il est possible de céder sa place à une tierce personne. Aucune modification autre que le nom de la personne participante et le kilométrage ne pourra être apportée à la réservation initiale.
Article 7 : Retrait des dossards
Les dossards pour les coureurs seront à retirer sur présentation de la confirmation écrite de réservation.
Le retrait des dossards pourra se faire le jour-même de la course, sur le lieu de départ, à partir de 18h00 et au plus tard 15 minutes avant l’heure de départ confirmée, ainsi que dans la semaine précédant la course sur accord de la société de chronométrage et du partenaire Martin’s.
Les dossards sont réutilisables et devront obligatoirement être rendus à l’issue de la course.
Article 8 : Sécurité sur le parcours
Le parcours a été soumis à l’approbation de la Zone de Police d’Ottignies-Louvain-la-Neuve.
Des signaleurs seront placés aux points de traversée de voiries ouvertes à la circulation automobile ainsi qu’à certains croisements dans un but directionnel. Il est vivement conseillé aux participants de se munir d’une lampe frontale et de chaussures de trail.
Les participants traversant les rues de Louvain-la-Neuve, il est primordial qu'ils respectent strictement le cheminement prévu, le balisage ainsi que les consignes données par le personnel de l’Organisation et/ou gérant les lieux traversés.
Il est probable que, dans certains lieux, les coureurs partagent l’espace avec les usagers habituels. Dans ce cas de figure, les coureurs doivent respecter ces derniers et veiller à ne pas les mettre en difficulté.
Toute dégradation, non-respect du cheminement et du balisage ou des consignes de l’Organisation pourra, en fonction des circonstances, engager la responsabilité du participant. Il est strictement interdit d’abandonner des déchets sur le parcours.
Article 9 : Assurances
La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve assure l'évènement en responsabilité civile et accident.
Chaque participant est assuré pour lui-même en responsabilité civile et accident.
Article 10 : Modification ou annulation de l’épreuve
L’Organisation se réserve le droit de modifier à tout moment le parcours et/ou la position des postes de ravitaillement en fonction de l’obtention des autorisations, des conditions météorologiques, des mesures éventuellement prises afin d’assurer la sécurité des participants.
L’Organisation se réserve le droit de reporter l’horaire du départ, d’arrêter l’épreuve ou de l’annuler si les conditions climatiques, sanitaires, de sécurité ou de sureté ne sont plus garanties.
Dans le cas d’une annulation par l’Organisateur, comme précisé dans le formulaire de réservation, les frais d’inscription peuvent être reversés à l’association d’utilité publique à vocation sociale choisie.
Si le participant souhaite être remboursé, il doit en faire la demande à l’Organisateur dans les 48 heures qui suivent la notification de l’annulation, et ce, en envoyant un courriel à l’une des adresses suivantes : [email protected] – [email protected].
À défaut, le montant de l’inscription sera reversé à l’association choisie.
Article 11 : Droit à l’image
Par sa participation à l’événement, chaque participant autorise expressément l’Organisateur à fixer et reproduire sur tout support et format existants ses voix et image. Le participant garantit n’être lié par aucun contrat exclusif relatif à l’utilisation de son image et/ou de sa voix.
Ce matériel pourra être utilisé par l’Organisateur à des fins de reportage relatif au présent évènement, à la promotion des éditions futures et/ou à la rétrospective des éditions passées, et ce, via son site internet, ses réseaux sociaux et/ou des publications sur support physique (affiche, flyer, brochure, etc.).
L’Organisateur, ses ayants droits, ses ayants cause s’interdisent expressément d’utiliser l’image ou la voix des participants pour toute exploitation préjudiciable à la dignité des participants.
En tout état de cause, l’Organisateur, ses ayants droits, ses ayants cause veilleront à privilégier du matériel présentant des vues ne permettant pas d’identifier un participant de manière spécifique (vue de « foule », vue de dos, etc.).
Dans le cas où l’Organisateur, ses ayants droits, ses ayants cause souhaiteraient utiliser l’image ou la voix d’un participant en particulier, ils s’engagent à lui demander au préalable une autorisation spécifique. Toute information complémentaire peut être obtenue auprès de l’adresse suivante : [email protected].
Article 12 : Données à caractère personnel
Les renseignements fournis par les participants peuvent être utilisés uniquement dans le cadre de l'organisation de l'édition 2026 de la City Run Louvain-la-Neuve. Ils sont traités uniquement dans le cadre de la gestion des inscriptions.
La Ville s’engage à mettre tous les moyens en œuvre pour assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel transmises dans le cadre de l'organisation du jogging, compte tenu de l’état de la technique informatique et de la nature sensible ou non de ces données.
La Ville s’engage à ne pas transmettre les données obtenues dans le cadre de l'organisation de ses évènements et à ne pas employer ces données dans un autre cadre que celui de l’organisation de l'évènement auquel participe la personne concernée.
La Ville, les Organisateurs et la société de chronométrage s’engagent également à ne pas conserver ces données au-delà des délais nécessaires et pas plus de 14 jours calendrier après la tenue de l’évènement. Ces données ne seront communiquées en aucun cas à des tiers, excepté pour répondre à une injonction légale. Aucune des informations fournies ne pourra faire l’objet d’une commercialisation.
La Ville s’engage à respecter les droits des personnes concernées, notamment les droits à l’information, à l’accès, et de rectification tels que prévus par les dispositions du règlement général sur la protection des données. Toute personne peut demander à la Ville de pouvoir exercer ses droits reconnus par le RGPD, par le biais d’un courriel à l’adresse [email protected], pour peu qu’elle justifie de son identité. La Ville répondra à sa demande, dans la mesure du possible, dans les 30 jours.
Article 13 : Réclamation
Toute réclamation peut être adressée par courrier ou par e-mail à :
Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve
Service Tourisme et/ou Sport
Espace du Cœur de Ville 2
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve [email protected] – [email protected]
Article 14 : Acceptation du règlement
La participation à la course implique l’acceptation expresse et sans réserve par chaque concurrent du présent règlement.
Article 15. Entrée en vigueur
Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l'article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation."
- De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.