Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
BATIMENTS - Extension et aménagement du Foyer de la Ferme du Biéreau à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve - Convention de marchés conjoints - Avenant 1 - Pour approbation
Description
ID 3911-4525 - Avenant 1 à la convention initiale reprenant les droits et obligations de chacune des parties ayant signé la convention de marchés conjoints : la Ville, l'UCLouvain et l'asbl Espace culturel Ferme du Biéreau
Délibération
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l’article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil communal,
Considérant la convention de marchés conjoints établie en novembre 2023 entre la Ville, l'UCLouvain et l'asbl Espace culturel Ferme du Biéreau relative aux droits et obligations de chacun dans le cadre des travaux d'extension et d'aménagement du Foyer de la Ferme du Biéreau et leur financement. Celle-ci ayant été approuvée par le Conseil communal du 21 novembre 2023,
Considérant l'arrêté de subventionnement de la Province du Brabant wallon du 25 avril 2024 allouant à la Ville une subvention de 150.000 euros,
Considérant la demande de subsides introduite auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles et l'accord de principe de la Ministre en charge, daté du 14 décembre 2023,
Considérant la délibération du Conseil communal du 26 janvier 2026 approuvant le projet, les conditions et le mode de passation du marché (procédure ouverte) de travaux relatifs à l'extension et à l'aménagement du Foyer de la Ferme du Biéreau (ID 4525),
Considérant la procédure de mise en adjudication lancée par la Ville en date du 28 janvier 2026 et pour laquelle la remise des offres a été réalisée en date du 16 mars 2026,
Considérant qu'à ce stade de la procédure et au vu des deux offres reçues pour les travaux susmentionnés, il est nécessaire de prévoir un apport supplémentaire au niveau des subsides provinciaux et au niveau des prises en charge des intervenants financiers, la Ville et l'UCLouvain,
Considérant les divers échanges entre la Ville, les responsables l'asbl Espace culturel Ferme du Biéreau, l'UCLouvain et la Province du Brabant wallon concernant des participations financières complémentaires,
Considérant sa délibération du 20 mai 2026 marquant son accord de principe sur la participation financière complémentaire de la Ville, à raison de 50.000 euros TVA comprise, dans le cadre des travaux d'extension et d'aménagement du Foyer,
Considérant que l'UCLouvain a confirmé son soutien financier sous les mêmes conditions que celles de la Ville, à savoir une participation complémentaire de 50.000 euros TVA comprise dans le financement des travaux,
Considérant que ce complément de 50.000 euros pour chacun, Ville et UCLouvain, porte les interventions financières de ces intervenants à 250.000 euros TVA comprise chacun,
Considérant que la Province du Brabant wallon (mail du 14 avril 2026) s'engage sur le principe d'un subside complémentaire de 150.000 euros (montant qui sera inscrit à leur prochaine modification budgétaire) sous réserve d'approbation des prises en charge complémentaires de la Ville et de l'UCLouvain. Ce nouveau montant complémentaire porterait donc l'intervention provinciale à 300.000 euros,
Considérant que la Ville, quant à elle, ne souhaite plus dégager, par la suite, de marge supplémentaire, pour le financement de ce projet,
Considérant que le suivi de l'exécution des travaux et du suivi de chantier sera dès lors réalisé par la Ville,
Considérant qu'il y a lieu de faire valoir ces modifications dans un avenant à la convention de marchés conjoints,
Considérant que le Département technique de la Ville - Bureau d'études Bâtiments et Energie a établi un projet d'avenant à la convention en accord avec les différents intervenants,
Considérant que cet avenant 1 à la convention initialement signée entre la Ville, l'UCLouvain et l'asbl Espace culturel Ferme du Biéreau sera présenté au Conseil communal du 22 juin 2026 pour approbation avant signature par toutes les parties,
Considérant la demande d'avis de légalité transmise au Directeur financier en date du 29 mai 2026,
Considérant l'avis rendu par le Directeur financier en date du 4 juin 2026,
Sur proposition du Collège communal,
DECIDE
- D'approuver l'avenant 1 à la convention de marchés conjoints établi par le Département technique de la Ville, dans le cadre des travaux d'extension et d'aménagement du Foyer de la Ferme du Biéreau à Louvain-la-Neuve, celui-ci étant détaillé comme suit :
CONVENTION DE MARCHES CONJOINTS RELATIVE A LA CONCEPTION ET A LA RÉALISATION DES TRAVAUX D’UNE EXTENSION DU FOYER DE LA FERME DU BIEREAU
AVENANT 1 A LA CONVENTION
ENTRE
La Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, représentée par Monsieur Nicolas Van der Maren, Bourgmestre et Grégory Lempereur, Directeur général, inscrite à la Banque carrefour des entreprises au numéro 0216.689.981, dont les bureaux sont établis à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, dûment autorisés en vertu d'une décision du Conseil communal du 22 juin 2026.
Ci-après dénommée « la Ville » ;
ET
L'Université catholique de Louvain, représentée par son Administratrice générale, Madame Alexia Autenne, inscrite à la Banque carrefour des entreprises au numéro 0419.052.272, dont le siège est établi à 1 348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Place de l'Université, 1,
Ci-après dénommée « UCLouvain » ;
ET
L'ASBL Espace culturel Ferme du Biéreau représentée par son directeur Monsieur Gabriel Alloing, inscrite à la Banque carrefour des entreprises au numéro 0891.435.047, dont le siège social est établi à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Scavée du Biéreau, 3,
Ci-après dénommée « La Ferme »
ENSEMBLE, ci-après dénommées "les Parties".
PRÉAMBULE
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment en son article L1222-6,
Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions,
Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment en ses articles 2, 36° et 48,
Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics,
Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques,
Considérant la convention de marchés conjoints signée, en novembre 2023, par les trois parties intervenantes, la Ville, l’UCLouvain et l’ASBL Espace culturel Ferme du Biéreau, dans le cadre du projet des travaux d’extension du Foyer de la Ferme du Biéreau,
Considérant que divers points de la convention doivent être soumis à modification et notamment le point relatif à l’assistance à la Maîtrise d’ouvrage et les montants des interventions financières de chacune des parties dans le coût total des travaux,
EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1er
Dans l’article 1er de la Convention de marchés conjoints relative à la conception et à la réalisation des travaux d’une extension du foyer de la Ferme du Biéreau signée le 12 décembre 2023, l’alinéa 3 est remplacé par ce qui suit :
« La présente convention a également pour objet de déléguer la maîtrise d’ouvrage au Bureau d’étude « Bâtiment et Energie » du département technique de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve ».
Article 2
Dans l’article 2 de la même convention, les mots « du subside » sont remplacés par « des subsides visés à l’article 4 ».
Article 3
A l’article 3 de la même convention, les modifications suivantes sont apportées :
1° l’alinéa 2 est remplacé par ce qui suit :
« L’assistance à la maîtrise d’ouvrage, pour la phase réalisation des travaux et suivi du chantier, est confiée au Bureau d’étude « Bâtiment et Energie » du département technique de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve. » ;
2° dans l’alinéa 3, les mots « procédure négociée avec publication préalable » sont remplacés par « procédure ouverte ».
Article 4
A l’article 4 de la même convention, les modifications suivantes sont apportées :
1° dans l’alinéa 1er, le montant de « 200.000 euros TVAC » est remplacé par « 250.000 euros TVAC » ;
2° deux alinéas rédigés comme suit sont insérés entre l’alinéa 1er et l’alinéa 2 (qui devient l’alinéa 4) :
« La Province du Brabant wallon a attribué, par un arrêté de subventionnement provincial du 25 avril 2026, un subside de 150.000 euros. Un subside complémentaire, de 150.000 euros a été sollicité par la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve auprès de la Province du Brabant wallon.
La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve a introduit une demande de subside auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour couvrir une partie du coût des travaux. La Ville attend la confirmation de l’autorité subsidiante ».
3° dans l’alinéa 2 (devenu alinéa 4), les mots « Pour les marchés de service d’architecture et d’assistance à la maîtrise d’ouvrage » sont remplacés par les mots « Pour le marché de service d’architecture ».
Article 5
A l’article 5 de la même convention, les modifications suivantes sont apportées :
1° dans l’alinéa 3, les tirets 3 à 5 sont abrogés ;
2° l’alinéa 4 est remplacé par ce qui suit :
« Le Département technique de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve prend en charge le suivi du marché de travaux au niveau de l’exécution. »
Article 6
Dans l’article 6, alinéa 1er, de la même convention, les mots « du subside de la Fédération Wallonie-Bruxelles » sont remplacés par « des subsides de la Province du Brabant wallon et du subside éventuel de la Fédération Wallonie-Bruxelles ».
Article 7
Dans l’article 7 de la même convention, la phrase « Tout supplément financier, lié à une modification d’un des marchés, sera pris en charge par la Ferme » par la phrase « Tout supplément financier, lié à une modification d'un des marchés, aux révisions de prix (suivant formule de révisions de prix du marché de travaux ou lié à des circonstances imprévisibles) ou à l’abandon d’une source de financement, sera pris en charge par la Ferme. ».
Article 8
Les articles 8 et 9 de la même convention ne sont pas modifiés.
Le présent avenant entre en vigueur le jour de sa signature.
Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le , en trois exemplaires originaux, chaque Partie reconnaissant avoir reçu le sien.
Pour la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve,
Par le Collège
Le Directeur général Pour le Bourgmestre
L’Echevin délégué
Grégory LEMPEREUR Jacques OTLET
Pour l'Espace Culturel Ferme du Biéreau,
Gabriel ALLOING
Pour l'Université catholique de Louvain,
L'Administratrice générale
Alexia AUTENNE
- D'approuver la prise en charge financière complémentaire de la Ville, à raison de 50.000 euros TVA comprise en plus des 200.000 euros TVA comprise initialement prévus.
- De transmettre la présente décision pour information et/ou suivi aux différents intervenants financiers.
- De transmettre l'avenant 1 à la convention dûment signé par les instances communales, pour signature de l'UCLouvain dans le cadre de sa prise en charge financière dans les travaux susmentionnés, à raison de 50.000 euros TVA comprise en plus des 200.000 euros TVA comprise initialement prévus.
- De transmettre l'avenant 1 à la convention dûment signé par les instances communales, pour signature de l'asbl Espace culturel Ferme du Biéreau dans le cadre de sa prise en charge du solde du montant total des travaux hors subsides et/ou quotes-parts extérieurs.
- De transmettre la présente décision, pour demande de subside d'un montant complémentaire de 150.000 euros, à la Province du Brabant wallon, Direction d'Administration de la Culture, du Sport et du Tourisme, place du Brabant wallon 1 à 1300 Wavre.