Activités & Citoyen - Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour les associations récréatives ou de loisirs - Exercices 2024-2025 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30, L3121-1 et L3331-1 à L3331-8 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu la loi du 4 mai 2023 portant insertion du livre XIX “Dettes du consommateur” dans le Code de droit économique (CDE), publiée au Moniteur belge du 23.5.2023, Ed.2 p 49149 et suivantes,

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant règlement général sur la comptabilité communale, et en particulier l'article 53,

Vu la circulaire ministérielle du 30 mai 2013 relative à l'octroi des subventions par les pouvoirs locaux,

Considérant que la Ville souhaite soutenir l'organisation d’activités et d’animations sur le territoire communal, qui contribuent à la construction du lien social ou à la conservation du tissu social, au sein du territoire communal, tout en amplifiant les dynamiques existantes, associative et récréative et de loisirs, de la Ville,

Considérant que les associations participent à la vie de la Ville et qu’il y a dès lors lieu de soutenir leur création et leurs activités par l’octroi de subventions communales,

Considérant que les modalités d’octroi de ces subventions par le Collège communal doivent être réglementées afin d’objectiver les critères de leur attribution, de fixer la procédure de leur demande et d’autoriser le contrôle de leur emploi,

Considérant la décision du Conseil communal du 17 octobre 2023 approuvant un règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour les associations récréatives ou de loisirs, et la nécessité de repréciser certaines conditions établies par le règlement,

Considérant les finances de la Ville,

Considérant la proposition d'octroyer un subside de maximum 300,00 euros par demandeur répondant aux conditions d’octroi prévues par le règlement,

Considérant que, pour l’exercice 2024, un crédit approprié de 3.000,00 euros est inscrit au budget initial sous l’article 76312/33202 ("Subsides aux associations de loisirs"), 

Considérant qu’un crédit approprié sera inscrit au budget de l'exercice 2025,

Considérant la proposition de règlement soumise à l'approbation du Conseil communal,

Considérant la proposition du Collège communal de se voir déléguer, par le Conseil communal, l'exécution des décisions d'octroi, dans le cadre du règlement qui serait approuvé,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 28 février 2024,

Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 11 mars 2024, joint à la présente délibération,

Sur proposition du Collège communal,

DECIDE PAR 25 VOIX ET 1 ABSTENTION :

1. D'approuver le règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour les associations récréatives ou de loisirs, exercices 2024-2025, rédigé comme suit :

"Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour les associations récréatives ou de loisirs - Exercices 2024-2025

Article 1 : Objet

Dans le but de soutenir l’animation des loisirs et l’ambiance festive et solidaire via des événements ponctuels, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve peut octroyer un subside communal aux associations récréatives ou de loisirs en vue de les aider à assumer les frais liés à l’activité qu’ils organisent.

Article 2 : Lexique

Demandeur : Personne morale ou association de fait qui organise un événement récréatif ou de loisir ouvert au public.

Bénéficiaire : Demandeur qui a pu bénéficier de l’octroi du subside communal.

Activité récréative ou de loisirs : Activité ayant pour objectif de rassembler et d’animer les citoyens, en leur permettant de se rencontrer, se divertir, échanger des connaissances et/ou développer des centres d’intérêts.

Article 3 : Principe général

Cette subvention est octroyée dans la limite des crédits budgétaires disponibles et doit servir à la réalisation de l’objet défini à l’article 1^er du présent règlement. A cet égard, le bénéficiaire s’engage à utiliser le subside aux fins pour lesquelles il est octroyé.

Article 4 : Conditions d'octroi

Pour pouvoir bénéficier du subside, le demandeur doit répondre aux conditions cumulatives suivantes :

1. Avoir son siège social ou son siège d’activités établi sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve ; c’est le cas, lorsque sur une base annuelle, la moitié des activités organisées par le demandeur a lieu sur le territoire de la Ville ;
2. Exercer ses activités depuis au moins un an au moment de la date d’introduction du dossier ;
3. Les activités ou les événements doivent animer la Ville ou ses citoyens ;
4. Les activités ou les événements doivent être organisés sur le territoire de la Ville ;
5. L’organisateur doit diffuser les informations relatives à ces activités ou événements vers les habitants de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve ;
6. Les activités doivent être ouvertes à tous, et non réservées aux habitants d’un quartier particulier ;
7. L’événement pour lequel le subside est demandé ne peut pas être une activité « caritative » ou consistant en une collecte de fonds ;
8. Le demandeur ne doit pas être redevable du remboursement à la Ville d'un subside indu pour l'année ou les années antérieures et pour le même objet.

Article 5 : Dépenses admissibles

1. Le subside peut être octroyé pour un évènement ou une activité à venir, ou pour un évènement ou une activité ayant déjà eu lieu. Dans ce dernier cas, l'évènement ou l'activité doit avoir eu lieu durant le même exercice que celui de la demande.

2. La subvention doit couvrir les frais d’activités ou les frais d’acquisition du matériel spécialement dédié à la réalisation des activités récréatives et de loisirs.

En aucun cas, la subvention ne peut être engagée pour des frais d’HoReCa, des frais de produits de bouche ou des frais de personnel.

Article 6 : Montant et calcul du subside

L’enveloppe budgétaire prévue sera répartie une fois par an, à parts égales, entre les différents demandeurs rencontrant les conditions d’octroi prévues à l’article 4, avec un maximum, par bénéficiaire, de 300,00 euros.

Article 7 : Procédure d'introduction de la demande

§1. Sous peine d'irrecevabilité, la demande de subside communal doit être introduite, par courrier postal daté et signé, auprès de l’Administration communale d’Ottignies-Louvain-la-Neuve à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, et par les autres canaux précisés dans l’annonce de l’appel à subvention. Cette demande doit être accompagnée d’un dossier complet

§2. Pour être complet, le dossier doit comporter :

• la demande écrite du demandeur qui mentionne ses coordonnées complètes ainsi que le numéro de compte bancaire sur lequel le subside peut être liquidé ;
• les documents permettant d’attester du fait que le demandeur respecte bien les conditions reprises à l’article 4, et notamment :

◦ une déclaration sur l’honneur de ce que le demandeur a son siège social ou son siège d’activités établi sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve ;

◦ si le demandeur est une association de fait : la déclaration d’au moins deux personnes physiques composant l’association et qui s’identifient comme responsables vis-à-vis de la Ville ;

• la description détaillée des activités ou des événements projetés ;
• en cas de demande de subside pour un évènement ou une activité ayant déjà eu lieu, les justificatifs des dépenses effectuées et que le demandeur souhaite couvrir par l'octroi du subside ;
• en cas de demande pour un évènement ou une activité à venir, le budget prévisionnel de l’événement mettant en évidence les recettes et les dépenses prévues et sollicitées.

§3. La demande de subvention doit être introduite au plus tard à la date fixée, chaque année, par l’Administration communale, annoncée par toutes voies officielles utiles. Ce délai sera de minimum 30 jours calendrier à compter de la première publication officielle.

§4. Le Collège communal ou son délégué adresse une lettre ou un courrier électronique au demandeur de la subvention en vue de l’informer de sa décision, dans les 30 jours de celle-ci.

§5. Le non-respect de la procédure entraîne un rejet automatique de la demande par le Collège communal ou par son délégué.

Article 8 : Liquidation du subside

Le subside sera versé au bénéficiaire après examen du dossier et approbation de celui-ci par le Collège communal sur le numéro de compte renseigné par le demandeur.

Article 9 : Contrôle et remboursement en cas de non-respect des obligations

§1. Le contrôle de l’utilisation du subside sera effectué par le Collège communal.

§2. Le bénéficiaire s’engage à apporter la preuve de l’utilisation du subside pour le 31 décembre de l’exercice concerné ou au plus tard dans les douze mois suivants le déroulement de l’activité.

§3. Le bénéficiaire s’engage à restituer le montant du subside qu'il n'a pas utilisé aux fins desquelles il a été octroyé.

§4. Afin de prouver l'utilisation du subside, le bénéficiaire devra communiquer toutes les pièces justificatives témoignant des dépenses relatives aux frais de fonctionnement liés à son activité, ainsi que les états des comptes permettant de démontrer les frais engagés et le montant éventuel des bénéfices.

§5. Le Collège communal se réserve la faculté de déléguer un représentant pour vérification de l'utilisation du subside conformément aux fins pour lesquelles il aura été accordé.

§6. En cas de non-respect des conditions d’octroi, le subside sera remboursé par le bénéficiaire, en euro, à la Ville, dans un délai de 30 jours suivant le courrier qui lui aura été adressé en l'invitant à ce faire.

Article 10 : Recouvrement amiable et forcé des montants dus

§1. Au plus tôt dix jours à compter du 1^er jour suivant l'échéance de paiement visée à l’article 9 § 6, un premier rappel gratuit sera envoyé au bénéficiaire débiteur. Ce rappel sera conforme au titre XIX du CDE relatif aux dettes du consommateur

§2. En cas de non-paiement dans le délai de 14 jours calendrier qui prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, une clause indemnitaire de 10 euros sera due. Celle-ci couvre tous les coûts du recouvrement amiable de la dette impayée (y compris les éventuels frais de rappel ultérieur au rappel gratuit).

En cas de non-paiement à l’issue de la procédure de recouvrement amiable, conformément à l’article L1124-40 du CDLD, le débiteur sera mis en demeure de payer par courrier recommandé. Les frais administratifs inhérents à cet envoi recommandé sont également mis à charge du débiteur et s’élèveront à un nouveau montant de 10,00 euros.

§3. En application de l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et sous réserve d'une contestation déclarée fondée ou d'une contestation sur laquelle il n'a pas encore été statué, en cas de non-paiement des montants dus à l'issue de la procédure amiable, le recouvrement du subside sera effectué, à la requête du Directeur financier, sur base d'une contrainte non fiscale rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d'huissier de justice.

Les frais administratifs visés aux paragraphes précédents sont portés en compte sur la contrainte non fiscale en cas de non-paiement.

§4. Le redevable peut introduire un recours contre cette contrainte non fiscale dans les formes et délais visés à l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Dans ce cas, le Directeur financier invite l'huissier de justice instrumentant à suspendre le recouvrement jusqu'au prononcé d'une décision coulée en force de chose jugée.

§5. Dans les cas où il ne peut être procéder au recouvrement forcé par voie de contrainte non fiscale signifiée par exploit d'huissier de justice, le redevable sera poursuivi, conformément au droit commun, devant les juridictions compétentes.

§6. Les frais de recouvrement forcé seront, conformément aux dispositions légales, entièrement à charge du redevable.

Article 11 : Procédure de contestation

§1. Toute contestation à faire valoir à l'encontre des montants réclamés en vertu de l’article 9 § 6 doit être formulée par un écrit indiquant les griefs précis.

§2. Cette contestation doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3^ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité du montant réclamé.

§3. Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 12 : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

§1. La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

§2. Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour le traitement du dossier de subsides.

§3. Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

§4. Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de maximum 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier.

§5. Tout bénéficiaire qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail : [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Collège communal, avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 13 : Voies de recours

Un recours est ouvert devant les Cours et Tribunaux de l’Ordre judiciaire de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon et/ou devant le Conseil d’État, en fonction du grief à faire valoir.

Article 14 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue aux articles L1133-1 à 3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation."

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.