Coordination Logistique - ASBL WELCOME SPRING! - Organisation d'un évènement "Welcome Spring Festival" le mercredi 17 avril 2024 - Convention d'occupation du domaine public - Pour accord

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu le règlement général de police administrative en vigueur,

Considérant le "Welcome Spring Festival" organisé le 17 avril 2024 par l’ASBL WELCOME SPRING !,inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0864.720.752, dont le siège social est situé à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Wallons, 67, représentée valablement par Madame Céline VAN MALLEGHEM,

Considérant l'avis favorable de la police,

Considérant qu'il y a lieu d'établir une convention entre la Ville et l'organisateur,

DECIDE PAR 25 VOIX ET 1 ABSTENTION :

1. De marquer son accord sur la convention rédigée comme suit:

Convention: "Welcome Spring Festival"

Entre :

D’une part :

L’ASBL WELCOME SPRING!, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0864.720.752, dont le siège social est situé à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Wallons, 67, représentée valablement par Madame Céline VAN MALLEGHEM,

Ci-après dénommée « l’Organisateur »

D’autre part :

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, représentée par son Collège communal, en la personne de Madame Julie CHANTRY, Bourgmestre, assistée de Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du 26 mars 2024.

Ci-après dénommée « la Ville ».

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - Objet :

La Ville met à disposition de l’Organisateur une partie du  domaine public situé à Louvain-la-Neuve et ce, conformément au plan annexé à la présente pour en faire partie intégrante.

Cette mise à disposition se fera le 17 avril 2024, afin d’y organiser le "Welcome Spring Festival".

ARTICLE 2 - Engagement de l'organisateur :

L’Organisateur s’engage à :

Respecter l'ordonnance de police du 26 mars 2024 relative à la manifestation et jointe à la présente pour en faire partie intégrante.

1. Respecter les articles repris dans l'Arrêté de la Bourgmestre et joint à la présente pour en faire partie intégrante.
2. Respecter le règlement incendie sur les installations temporaires en se conformant aux plans d’implantation des tentes et chapiteaux, ainsi qu’aux directives données ultérieurement par la Police et/ou la Bourgmestre, après avis technique de la Zone de Secours du Brabant Wallon. Le coût des interventions du Service Incendie sera réglé par convention entre l’Association et la Zone de Secours du Brabant Wallon.
3. Respecter strictement l’interdiction absolue d’apposer des fixations de quelque nature que ce soit dans le revêtement des voiries et places occupées pour la manifestation.
4. Laisser libre tous les accès pour les personnes à mobilité réduite et pour les services de secours. Il est strictement interdit de placer des infrastructures sur les dalles podotactiles.
5. Ne pas placer de tentes, tonnelles, chapiteau ou autre infrastructure devant les vitrines ou sur les terrasses des commerces.

ARTICLE 3 - Etat des lieux :

• • L’Organisateur s’engage à constituer un dossier (photographies, vidéos) au préalable (aucune infrastructure ne pourra être installée) et à l’issue de l’évènement. Ce dossier pourra être utilisé en cas de constat de dégradation.
  • L’Organisateur s’engage à nettoyer les lieux et à les remettre en état.
  • L’Organisateur s’engage à veiller à l’évacuation totale des déchets générés par l’évènement
  • Un représentant de la Ville pourra vérifier la bonne remise en état du domaine public à l’issue de l’évènement. Dans la mesure où des dégâts causés aux biens publics seraient constatés, l’organisateur serait tenu de payer les frais de réparation ainsi que le nettoyage éventuel.

ARTICLE 4 - Caution :

1. L’Organisateur paie une caution de 1.750,00 (mille sept-cent-cinquante) euros en garantie de la bonne exécution de la convention.
   Cette somme est à constituer entre les mains du Directeur financier et peut être versée sur le compte bancaire numéro BE63 0971 2469 4308, par virement au plus tard 72 heures ouvrables bancaires avant la manifestation avec en communication "FMA - Welcome Spring Festival - 2024"
   L’Organisateur apporte la preuve de ce paiement à la signature de la présente convention.
2. En cas de non-respect des engagements relatifs aux prescrits des articles 1 à 3 de la présente convention, ainsi qu’en cas de frais éventuels de réparations de dégradations constatées dans l’état des lieux, la Ville pourra retenir tout ou partie de la caution, sans préjudice des récupérations supplémentaires éventuelles qui pourraient être réclamées par toute voie de droit.
3. En cas de non respect des conditions de contrôle de police et de prévention incendie des emplacements provisoires occupant la voie publique, une somme de 250,00 (deux cents cinquante) euros sera retenue dès le 1er avertissement des autorités de police.
4. Une somme de 100,00 (cent) euros sera également retenue en cas de démontage tardif.
5. C’est le Collège qui fixera les montants de toutes les éventuelles retenues sur cautions, non expressément prévus ici.
6. L’Organisateur accepte le système suivant concernant la retenue sur caution en cas de dépassement des normes de sonorisations telles que visées dans l'Ordonnance de Police votée au Conseil communal du 26 mars 2024 :

Pour chaque responsable d’animation sonorisée :

• • au 1er avertissement des autorités de police, la Ville retiendra 200,00 (deux cents) euros sur la caution ;
  • au 2ème avertissement, la retenue sera de 500,00 (cinq cents) euros auxquels on additionnera 50 (cinquante) euros par décibel de dépassement par rapport à la norme autorisée;
  • au 3ème avertissement, en plus de la retenue de caution, l’officier de police sur le terrain pourra ordonner l’arrêt de l’animation sonorisée.

Conformément à l’OP du 26 mars 2024, le constat rédigé par les services de Police pourra se faire de manière unilatérale.

7. La Ville pourra retenir tout ou partie de la caution en cas de non-respect des engagements et obligations de la présente.

ARTICLE 5 –  Assurances :

L’Organisateur s’engage à prendre toutes les assurances nécessaires à la couverture des risques inhérents à l’évènement.

Fait en double exemplaire à Ottignies-Louvain-la-Neuve le 26 mars 2024, chacune des parties reconnaissant avoir reçu le sien.